Жизненный цикл документа – это процесс прохождения документа, по всем субъектам организации, соответствующий установленным регламентом.
Прохождение документа проходит по следующим этапам и предусматривает набор действий, которые совершаются над документом и бизнес-процессов, которые могут быть запущены:
Проект - разработанный вариант документа, содержащий обоснованные положения и требования, построенный, изложенный и оформленный в соответствии с установленными правилами и подготовленный для рассмотрения заинтересованными лицами.
Правка (проекта) – жизненный цикл документа, не прошедший согласование и возвращенный на стадию проекта, при этом повторного согласования с участниками согласования, которые поставили свою положительную визу не требуется. Как правило такие документы не требуют существенных правок.
Согласование - способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть которого заключается в совокупности действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности.
Доработка (проекта) - жизненный цикл документа, не прошедший согласование и возвращенный стадию проекта, при этом требуется повторного согласования с участниками согласования, которые поставили свою положительную визу. Как правило в такие документы вносятся существенные изменения.
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Подписание - это жизненный цикл, где происходит заверение документа собственноручной подписью или квалифицированной электронной подписью, по установленной форме.
Исполнение - вид управленческой деятельности, содержание, характер, сроки исполнения и исполнители которой обусловлены документной информацией
Оперативный Архив – это документ активного использования, который прошел все предыдущие стадии жизненного цикла и находиться в действующей номенклатуре дел.
Архив – на данном этапе жизненного цикла проводится экспертиза ценности документа и определяется, будет ли документ уничтожен или перемещен в архив – станет неактивным документом с долгосрочной архивной ценностью.
