Электронная или машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный аналог доверенности на подписание документов. МЧД нужна для подписания именно электронных документов. Не нужно путать МЧД и скан-копию доверенности, изготовленной на бумаге. У этих документов разное содержание, разное назначение и разный формат.

Доверенность и МЧД схожи по своему назначению – и та и другая подтверждают полномочия конкретного человека на совершение тех или иных действий. Но при этом МЧД подтверждает полномочия сотрудника на подписание только лишь электронных документов, тогда как круг полномочий, определенный обычной доверенностью и предоставленных конкретному лицу, может быть значительно шире чем только подписание электронных документов.

Машиночитаемая доверенность существует только в формате ХML, тогда как обычная доверенность может быть в разных форматах (pdf, word и проч.).

До появления МЧД для обмена документами (товарными накладными, счетами и проч.) требовалось подписывать документы электронной подписью юридического лица. С появлением МЧД можно оформить электронную подпись и на физическое лицо – сотрудника компании, затем выдать ему МЧД, в свою очередь подписав её электронной подписью руководителя компании. Таким образом, электронная подпись физического лица в совокупности с МЧД – этот тот комплект документов, который позволит сотруднику подписывать документы организации в соответствии с имеющимися у него полномочиями.

Подписывать документы с помощью МЧД можно при отправке в различные государственные органы и негосударственные фонды, а также и при обмене документами с контрагентами.

Максимальный срок действия МЧД – 3 года, при этом она может быть выдана и на срок меньше. Также МЧД можно отозвать до истечения срока, на который она была выдавалась (например, если сотрудник уволился из организации).

Почему в законодательстве появилась МЧД?

Для большей безопасности использования электронных подписей в компаниях. Раньше документы подписывались одним из двух способов.

• С помощью ключа электронной подписи, выданного на юридическое лицо. Этот способ не позволял проверить полномочия сотрудника. И не редки были случаи, когда документы подписывались и отправлялись сотрудниками, которые не имели на это права.
• С помощью дубликата электронной подписи руководителя. При этом сама по себе выдача дубликата подписи является очень рискованной, поскольку каждый человек, который получил доступ к такому дубликату, мог совершить любые финансовые операции от имени юридического лица и даже ликвидировать компанию.

Какие есть требования к машиночитаемой электронной доверенности

Форму МЧД устанавливают системы, в которые загружаются электронные документы. Если такой формы нет, то можно воспользоваться той, что установлена Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минцифры).

Но есть всё же и некоторые общие требования к оформлению машиночитаемых доверенностей – дата, номер, срок действия, данные о доверителе (о том, кто выдал доверенность), информация о представителя, перечисление полномочий, которые даются представителю. Эти данные потребуется внести в обязательном порядке при оформлении МЧД.

Полномочия представителя можно написать в свободной форме (как в обычной доверенности), так и взять из классификатора полномочий. Например, у ФНС уже появился такой классификатор.

Как получить и оформить МЧД для работы, как создать МЧД

Создать МЧД можно в системе электронного документооборота, например СДО Контур.Диадок запустил специальный сервис для работы с МЧД, который называется Контур.Доверенность.

МЧД можно создать и через другие сервисы. Например, у ФНС стартовал эксперимент по обмену машиночитаемыми доверенностями и у этого налогового эксперимента есть свой сайт.

Когда МЧД станет обязательной

Первоначально планировалось, что МЧД станет обязательной для участников гражданского оборота с начала 2023 года. Сейчас срок изменился – до 1 сентября 2023 года можно как использовать МЧД, так и обходится без неё.

Откладывать до последнего переход на документооборот с применением МЧД не следует, поскольку потребуется срок для изготовления электронных подписей для сотрудников, время на обучение и адаптацию работников к новым условиям документооборота.

Поэтому чем быстрее ваша компания перейдет на документооборот с использование МЧД, тем менее болезненно пройдет адаптационный период. Как уже было указано ранее, такой переход должен быть осуществлен до 1 сентября 2023 года.